Leitfaden
Briefing: die zwölf Punkte, die Angebote vergleichbar machen
Die Streuung zwischen Angeboten für dasselbe Projekt kommt nicht von unterschiedlichen Stundensätzen, sondern von unterschiedlichen Annahmen. Ein Briefing beseitigt die Annahmen.
Wer drei Anbieter mit derselben E-Mail anfragt, bekommt Angebote zwischen 800 und 12.000 Euro und kann sie nicht vergleichen. Das ist kein Zeichen von Unseriosität, sondern davon, dass jeder Anbieter die Lücken der Anfrage anders gefüllt hat. Ein Briefing füllt die Lücken vorher.
1. Zweck in einem Satz
Was soll auf dieser Seite passieren? Anfragen, Buchungen, Verkäufe oder Vertrauen belegen. Ein Satz, geschrieben. Alles Weitere hängt daran.
2. Zielgruppe, konkret
Nicht "Privat- und Geschäftskunden", sondern wer tatsächlich anruft: Alter, Anlass, Vorwissen, ob mobil oder am Rechner. Das entscheidet über Schriftgrößen, Textlänge und welche Information nach oben gehört.
3. Seitenliste
Eine Zeile pro Seite, mit einem Halbsatz, was drauf steht. Diese Liste ist der stärkste Einzelfaktor für die Vergleichbarkeit, weil sie den Umfang festlegt. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Seiten und Seitenvorlagen: Vierzig Seiten mit einer Vorlage sind günstiger als sechs mit sechs.
4. Was liegt vor, was muss entstehen
Texte, Fotos, Logo, Farbvorgaben, Referenzen. Der größte Kostenposten in vielen Projekten sind Inhalte. Wer sie liefert, senkt die Rechnung deutlich. Wer sie liefern will und dann nicht liefert, verzögert das Projekt und erhöht die Kosten.
5. Funktionen
Kontaktformular, Terminbuchung, Verfügbarkeitskalender, Shop, Mitgliederbereich, Newsletter, Kartendarstellung, mehrere Sprachen. Jede Funktion ist ein eigener Posten mit eigener Prüfung und eigenem Wartungsanteil.
6. Wer pflegt die Seite danach
Sie selbst, eine Kollegin, niemand, oder der Dienstleister im Rahmen eines Vertrags. Die Antwort verändert die Systemempfehlung stärker als alles andere. Siehe Baukasten und CMS.
7. Bestehende Seite und ihr Bestand
Bei einem Relaunch: aktuelle Adresse, System, Zugänge vorhanden, und vor allem, welche Seiten derzeit Besucher bringen. Ohne diese Angabe kann kein Anbieter einen Weiterleitungsplan einkalkulieren, und ohne Weiterleitungsplan verliert der Relaunch Sichtbarkeit. Siehe Relaunch planen.
8. Rechtliche Ausgangslage
Rechtsform, Registerangaben, ob ein reglementierter Beruf vorliegt, ob online Verträge geschlossen werden. Der letzte Punkt entscheidet mit darüber, ob die Barrierefreiheits- pflichten greifen. Siehe BFSG-Pflichten.
9. Beispiele mit Begründung
Zwei bis vier Websites, die gefallen, mit je einem Satz warum. "Klare Struktur, man findet die Preise sofort" ist eine brauchbare Angabe. Ein Link ohne Begründung führt dazu, dass die falsche Eigenschaft übernommen wird, oft die Farbe statt der Struktur.
10. Budgetrahmen
Offen genannt, als Spanne. Das ist der Punkt, an dem die meisten zögern, und der mit dem größten Effekt auf die Vergleichbarkeit. Realistische Rahmen stehen in Was kostet eine Website.
11. Termin
Wunschtermin und, falls es einen gibt, der Grund dafür: Messe, Eröffnung, Vertragsablauf. Ein Termin mit Grund wird eingehalten, ein Termin ohne Grund verschiebt sich.
12. Was nach dem Livegang gilt
Wartung, Reaktionszeit bei Störungen, Änderungskontingent, Übergabe der Zugänge. Diese Punkte gehören ins Briefing, weil sie sonst nicht ins Angebot kommen und später Streitpunkte werden.
Was Sie mit dem Briefing anfangen
Es geht unverändert an alle angefragten Anbieter. Die eingehenden Angebote sind dann tatsächlich vergleichbar, und die Unterschiede liegen dort, wo sie hingehören: in Leistungsumfang, Vorgehen und Preis. Worauf beim Lesen zu achten ist, steht in Angebot richtig lesen.
Häufige Fragen
Muss ich das Budget nennen?
Es ist der einzige Weg zu vergleichbaren Angeboten. Ohne Budget kalkuliert jeder Anbieter ein anderes Projekt, und die Angebote sind nicht vergleichbar. Die Sorge, dann genau diesen Betrag zu zahlen, ist verständlich, führt aber zu schlechteren Ergebnissen.
Wie lang sollte ein Briefing sein?
Eine bis zwei Seiten reichen. Wichtiger als Länge ist Konkretheit: Eine Seitenliste mit acht Zeilen sagt mehr als drei Absätze über Wunschgefühle.
Brauche ich Beispiele von Websites, die mir gefallen?
Ja, aber mit Begründung. Drei Beispiele mit je einem Satz, was daran gut ist, sind hilfreich. Drei Links ohne Begründung führen dazu, dass der Anbieter die falsche Eigenschaft übernimmt.
Was, wenn ich viele Punkte noch nicht weiß?
Dann schreiben Sie das hin. Ein Briefing mit vier beantworteten und drei offenen Punkten ist besser als ein Briefing, das die offenen Punkte durch Vermutungen füllt. Ein guter Anbieter arbeitet die offenen Punkte mit Ihnen ab.