PDF-Dokumente sind der Ort, an dem Barrierefreiheit am häufigsten abreißt. Die Website ist geprüft, die Kontraste stimmen, und dann liegt die Preisliste als eingescanntes Bild im Anhang. Diese Seite zeigt, wie barrierefreie PDF-Dokumente entstehen, womit man sie prüft, und stellt die Frage an den Anfang, die am meisten Arbeit spart: ob es überhaupt ein PDF sein muss.
Die Vorfrage: PDF oder HTML?
Ein PDF ist die richtige Form, wenn das Dokument gedruckt, unterschrieben, archiviert oder in exakt fester Gestalt weitergegeben werden soll: Verträge, Rechnungen, amtliche Formulare, Broschüren für den Druck.
Für alles andere ist eine HTML-Seite die bessere Antwort. Sie passt sich an Bildschirmbreiten und Schriftvergrößerung an, wird von Hilfsmitteln ohne Umwege gelesen, ist durchsuchbar und lässt sich aktualisieren, ohne dass irgendwo veraltete Kopien kursieren. Eine Speisekarte, ein Leistungsverzeichnis, eine Anleitung oder eine Preisliste als PDF ist in den meisten Fällen die bequemste Lösung für den Ersteller und die schlechteste für den Nutzer.
Die ehrliche Faustregel: Jedes PDF, das nur existiert, weil der Inhalt gerade in Word vorlag, ist ein Kandidat für eine normale Unterseite. Das ist zugleich der billigste Weg zur Barrierefreiheit, denn eine saubere HTML-Seite nach den WCAG-Grundlagen ist mit Bordmitteln zugänglich.
Was ein PDF barrierefrei macht
Ein barrierefreies PDF ist nicht einfach ein PDF, das gut aussieht. Entscheidend ist die unsichtbare Ebene:
Tags. Die Struktur des Dokuments als Auszeichnung: Überschriften mit Ebenen, Absätze, Listen, Tabellen mit Kopfzellen, Links, Abbildungen. Ohne Tags ist ein PDF für einen Screenreader ein Brei aus Textfragmenten in zufälliger Reihenfolge. Ein PDF ohne Tags ist nicht eingeschränkt barrierefrei, sondern gar nicht.
Lesereihenfolge. Die Reihenfolge, in der Inhalte vorgelesen werden, muss der logischen Ordnung entsprechen. Bei mehrspaltigen Layouts und Textboxen geht genau das beim unbedachten Export verloren.
Alternativtexte. Jede informative Abbildung braucht eine Textalternative, dekorative Elemente werden als Artefakte ausgezeichnet, damit Hilfsmittel sie überspringen. Die Regeln sind dieselben wie im Web, siehe Alt-Texte schreiben.
Echter Text statt Bild. Ein eingescanntes Dokument ist ein Foto. Ohne Texterkennung kann kein Hilfsmittel und keine Suche etwas damit anfangen.
Dokumentsprache und Titel. Die Sprache muss im Dokument hinterlegt sein, damit die Sprachausgabe die richtige Aussprache wählt, und der Dokumenttitel gehört in die Metadaten, nicht nur in den Dateinamen.
Kontrast und Schrift. Die Kontrastregeln gelten im PDF genauso: 4,5 zu 1 für Fließtext. Details in Kontraste prüfen.
Formularfelder mit Beschriftung. Ausfüllbare PDF-Formulare brauchen beschriftete Felder mit definierter Tab-Reihenfolge, sonst sind sie mit Hilfsmitteln nicht nutzbar.
Der Standard, der all das bündelt, heißt PDF/UA (ISO 14289). Wer gegen PDF/UA arbeitet, erfüllt zugleich den größten Teil dessen, was die WCAG für Dokumente verlangen.
Der Weg in Word
Der wirtschaftlichste Weg zu barrierefreien PDF-Dokumenten führt über saubere Quelldokumente. In Word heißt das:
- Formatvorlagen verwenden. Überschriften als Überschrift 1, 2, 3, nicht als fett formatierter Fließtext. Die Vorlagen werden beim Export zu Tags.
- Alternativtexte an Bildern direkt in Word hinterlegen, dekorative Bilder als solche markieren.
- Echte Listen und echte Tabellen über die Funktionen des Programms, keine Aufzählungen mit Bindestrichen und keine Layout-Tabellen. Tabellen bekommen eine Kopfzeile, die als solche definiert ist.
- Keine Textboxen für Inhalt. Sie fallen aus dem Textfluss und zerlegen die Lesereihenfolge.
- Dokumenttitel in den Dokumenteigenschaften eintragen und die integrierte Barrierefreiheitsprüfung laufen lassen.
- Richtig exportieren: über Speichern als PDF mit aktivierten Dokumentstrukturtags, nicht über einen Druckertreiber. Ein über Drucken erzeugtes PDF verliert sämtliche Struktur.
Ein so erzeugtes Dokument besteht die Prüfwerkzeuge zwar selten auf Anhieb vollständig, die verbleibende Nacharbeit ist aber überschaubar.
Der Weg in InDesign
Für gestaltete Broschüren ist InDesign der übliche Weg, und dieselbe Logik gilt: Struktur in der Quelle anlegen, nicht hinterher reparieren. Absatzformate werden über die Exporttag-Zuordnung mit Tag-Ebenen verknüpft, Bilder erhalten Alternativtexte über die Objektexportoptionen, die Lesereihenfolge wird über den Artikelbereich festgelegt, und der Export erfolgt als interaktives beziehungsweise getaggtes PDF.
Der häufigste Fehler in Agentur-Workflows: Das Layout wird ohne diese Vorarbeit exportiert, und die Barrierefreiheit soll dann jemand in Acrobat nachrüsten. Das funktioniert, kostet aber bei jedem Korrekturlauf erneut Geld, weil die Nacharbeit bei jedem neuen Export von vorn beginnt.
Nacharbeit und Prüfung in Acrobat
Acrobat Pro ist das Werkzeug für den letzten Schliff: Tag-Baum kontrollieren und korrigieren, Lesereihenfolge prüfen, Artefakte auszeichnen, Tabellen-Struktur reparieren, Formularfelder beschriften. Die eingebaute Prüfung findet die groben Verstöße.
Für die eigentliche Konformitätsprüfung hat sich der PDF Accessibility Checker (PAC) als kostenloser Standard etabliert: Er prüft maschinell gegen PDF/UA und WCAG und zeigt eine Screenreader-Vorschau, in der die tatsächliche Lesereihenfolge sichtbar wird. Wie bei Websites gilt die Arbeitsteilung: Das Werkzeug findet formale Fehler, ob ein Alternativtext sinnvoll und eine Reihenfolge logisch ist, prüft ein Mensch. Der Prüfablauf folgt derselben Logik wie in Barrierefreiheit testen.
Bestandsdokumente: priorisieren statt alles nachrüsten
Kaum ein Anbieter kann hundert Alt-PDFs auf einmal nachrüsten, und das verlangt auch niemand. Eine tragfähige Reihenfolge:
- Dokumente mit Funktion im Geschäftsprozess zuerst: Formulare, Preislisten, Vertragsunterlagen, Anleitungen zu aktuellen Produkten. Diese Dokumente sind Teil der Dienstleistung, um die es im BFSG geht.
- Dokumente mit hohen Abrufzahlen als zweite Welle, ersatzweise als HTML-Seite neu anlegen.
- Archivmaterial zuletzt oder gar nicht, dafür mit einer Kontaktmöglichkeit, über die einzelne Dokumente auf Anfrage zugänglich gemacht werden. Diese Einschränkung gehört ehrlich in die Barrierefreiheitserklärung.
Und für jedes Dokument der ersten Gruppe lohnt die Vorfrage vom Anfang ein zweites Mal: Eine Preisliste, die ohnehin quartalsweise gepflegt wird, ist als Webseite dauerhaft billiger als als nachgerüstetes PDF.